目次
この知識はこんな人にオススメ
「もっと時間の余裕を持って働きたい人」
「仕事短時間で終わらせて、自由な時間を作りたい人」
時間がないと感じる原因は、この2つ
私たちフリーランスや個人起業家が毎日ビジネスを手掛けていると、「もっと時間があったらいいのに…」と感じることがありますよね？
「あの人も同じ24時間しかないはずなのに、どうしてこんなに結果が違うんだろう…？」という気分になったこともあるかもしれません。
私たちが時間がないと感じる原因にはさまざまな要素がありますが、特に私たちが気を付けたいのは次の2つのポイントです。
- メールチェック
- 探し物
研究によると、多くのビジネスパーソンはメールチェックと探し物で長い時間を浪費してしまっているとされます。
この2つをうまく減らすことができれば、私たちの時間を取り戻すことも可能になるというわけです。
メールチェックに時間を奪われる
多くの人は朝起きて最初にやる仕事として、「メールチェック」をスケジュールに入れているのではないかと思います。
メールのチェックだけならアプリを開くだけで一瞬で始められますし、ときには仕事に関する重要なメールが届いていることもある。
このように考えてメールチェックを仕事をスタートする合図に使っている人も多いかもしれませんが、それは危険な習慣です。
せっかくの朝の貴重な時間を、メールチェックという単純作業に費やしてしまうのは非常にもったいないことだからです。
探し物で時間を浪費する
そしてもう1つ、意外に思われるかもしれませんが「探し物」に莫大な時間を奪われているビジネスパーソンも多くいます。
たとえば仕事用に使っているUSBメモリや紙の書類、パソコンの中の重要書類や仕事で使っているスマホのアプリ。
これらを探すために、今やっている作業を中断した…なんて経験がある人も多いのではないでしょうか？
探し物の時間は、1回1回はそれほど長い時間にはならないかもしれません。
でも、1日や1ヶ月、1年というスパンで考えると、探し物に使っている時間は莫大なコストになります。
これからどんどん稼いで行きたいと考えるなら、一円の価値も生み出していない探し物の時間は、ゼロにしていく必要があるのです。
時間の断捨離テク①メールチェックを仕組み化する
より具体的な数字を紹介すると、アメリカの大手コンサルティングファーム・マッキンゼー社の分析によれば、一般的なビジネスパーソンは1日のうち28%の時間をメールに費やしているとされています。
これは1日2時間半以上をメールのやりとりに費やしているということでもあります。
もちろんメールが意味のない仕事と言いたいわけではありませんが、流石に2時間以上もメールに費やしてしまうのは考えものです。
こうしたメールチェックに時間を奪われないためには、仕組み化を取り入れることがポイントです。
メールの通知はオフに。スケジュールを決めよう
なんとなくスマホの初期設定のまま、アプリからの通知が鳴る状態でスマホを使っている人はいないでしょうか？
新しいメールが届いたら、スマホの音と光でお知らせしてくれる…。
こう書くと親切な機能のように思えますが、こうした通知は私たちの集中力を途切れさせてしまう原因になります。
たとえば集中してビジネス書を読んでいるときにスマホがピコンと鳴ったら、せっかく没頭して本を読んでいたのに「あ、なんか届いた」と気になって、注意がそれてしまうはず。
こうした集中力の中断を防ぐために、スマホは基本的に通知をオフにするように徹底しましょう。
たとえばiPhoneなら「おやすみモード」を使うことで、簡単に通知が鳴らないように設定できます。
その代わり、「昼の12時と夕方の18時に1回ずつメールをチェックしよう」というように、通知を確認する時間を意図的にスケジュールに組み込んでおくことをおすすめします。
返信を後回しにしてはいけない
メールチェックの際に多くの人がやってしまうのが、文章を考えるのがめんどくさいからとメールの返信を後回しにすることです。
こうした先延ばしも、時間がないという感覚の原因になる悪習慣。
返信するまでに30分も1時間も調査が必要なメールを除いて、メールを見たらその場で返信することをルール化していきましょう。
たとえ今すぐ返事ができないメールであっても「ご連絡ありがとうございます。明日確認してお返事いたします」のように、一言だけ返信するようにするだけでもずっと気分が楽になるはずですよ。
フィルタリング機能を活用すべし
最近のメールアプリを使えば、振り分けルールを設定して余計なメールが受信箱に入らないようにしたり、重要なメールには自動的にマークをつけることが可能になっています。
こうしたフィルタリング機能の力を借りることによって、メールチェックの手間を大幅に減らすことができるでしょう。
たとえばGmailを使えば、「配信停止」という言葉を含むメールを全部「メルマガ」というフォルダに振り分けて、受信箱には表示されないようにフィルターを作ることができます。
このような仕組みを作ることによって、メールチェックという作業を効率化していきましょう。
時間の断捨離テク②仕事スペースの整理整頓
続いて、探し物にかける時間を断捨離していくための方法についても見ていきましょう。
大塚商会が行った調査によれば、一般的なビジネスパーソンは年間150時間もの探物をしているというデータがあります。
文房具や書類、USBメモリ、パスワードなどが整理整頓されていないがために、あちこちを探し回るというムダな時間が年間6日分も発生しているんですね。
こうした探し物にかける時間をゼロにするために、必要なのは仕事スペースの整理整頓です。
これを読んでいる方の多くは自宅で作業していると思うので、自宅でもできる探し物時間の断捨離方法を紹介しましょう。
仕事を効率化する「20秒ルール」
習慣化のテクニックとして有名な考え方として「20秒ルール」というものがあります。
これは、身につけたい習慣は20秒早く取り掛かれるようにして、手放したい習慣は20秒遅く取り掛かるようにするというテクニックのこと。
たとえばダイエットをしたいと考えているなら、家の中のお菓子やジュースをデスクの上に置いておくのではなく、台所の戸棚の一番高いところの一番奥に置く…みたいなイメージです。
逆に、読書の習慣を身につけたいと考えるなら、常に1冊の本をデスクの上に置いておく。
仕事に必要なものも同様で、文房具や仕事で使う書類、アプリやWEBページのブックマークなども、今より20秒早くアクセスできるように整理整頓していきましょう。
不要なモノを徹底的に排除
そもそも仕事スペースの中にあるモノを徹底的に減らして、断捨離することも重要です。
仕事中の視界に散らかった部屋が映っていたら、どうしても掃除したい気持ちになったり片付けたいという感情が湧いてくるものです。
そうではなく、できるだけ視界には余計なものを入れないように、ホテルやカフェのようなすっきりした空間を目指すことが大切です。
ただ、1つの部屋をホテルやカフェのように整えるのは難しいという方が多いと思うので、まずはデスクの上だけでも仕事に関係のないモノを徹底的に排除していきましょう。
スマートタグを使うのもアリ
もしUSBメモリや家のカギ、スマホなどをなくてしまうことが多いなら、最新のIT機器を使って解決するというアプローチも有効です。
たとえば、スマホと連携させることで位置を知らせてくれる「スマートタグ」と呼ばれる製品がAmazonでも販売されています。
https://www.amazon.co.jp/dp/B07GZD6LMP
まるでおしゃれなキーホルダーみたいな形状になっているので、普段使いでも違和感は感じないでしょう。
鍵を探して毎日10分以上家の中を探し回っている…みたいな人は、応急策としてこうしたアイテムも取り入れてみましょう。
おわりに
毎日の時間泥棒として次の2つを取り上げて、その対策方法についてみてきました。
- メールチェック
- 探し物
ここで紹介した方法を使うことで、1日に120分もの時間を節約することも可能になるので、ぜひ実践してみてください。
