目次
この知識はこんな人にオススメ
「効率的にタスク管理したい人」
「少ない時間で売り上げを増やしたい人」
タスク管理は大事だけど、時間をかけてはダメ
私たちフリーランスや個人起業家がビジネスを続けていくためには、「タスク管理」が絶対に必要になってきます。
タスク管理というのは、1日のやるべきことを一覧にして、優先順位をつけて1つずつ取り組んでいく方法のことですね。
手当たり次第に仕事をこなしていく方法に比べて、タスク管理を行うことで重要な仕事を優先して完了できるようになります。
サラリーマンにとってもタスク管理の考え方は非常に重要ですが、フリーランスになって自分の仕事を全部自分で管理しなければいけなくなったときには、さらに重要性が高まります。
タスク管理自体は、価値を生み出さない
とはいえ、タスク管理という作業そのものは、1円も売り上げには貢献しません。
やるべきことの優先順位を決めて重要なタスクから取り掛かっていくことは不可欠なのですが、タスク管理を行っている時間は売り上げが発生しないのです。
売り上げが発生するのは、タスク管理を行った結果「これは今すぐにやろう」と決めて取り組む、具体的なタスクなんですね。
つまり、タスク管理自体は大切なんだけど、タスク管理の時間は最小限にするべきだということです。
最小限の時間でタスク管理する仕組みが必要
具体的にイメージしてみるとわかりやすいですが、たとえば毎日朝起きてから1時間を、タスク管理の時間に使っていたとしましょう。
その日にやるべきタスクを書き出して、優先順位をつけて並べ替え、それぞれのタスクを始める時間を書き込んでいく…。
このようにタスク管理の作業をしている間は、まだ一切の仕事には少しも手をつけていない状態です。
あなたの時給が仮に10,000円だったとしたら、タスク管理に時間をかけているせいで、本来は稼げていたはずの10,000円が失われているということです。
そんな事態を防ぐためには、最短の時間でタスク管理を行えるよう、仕組み化することが重要になります。
「仕事したつもり」になるけど価値を生み出さないタスク
このようなタスク管理という作業は、「仕事したつもり」になる作業の代表例です。
実際にはまだ仕事が進んでいないにもかかわらず、1時間タスク管理に取り組んだだけで、「今日もたくさん仕事をしたぞ」という錯覚を持ってしまう危険性があるのです。
このほかにもフリーランスや個人起業家がやってしまいがちな「仕事したつもり」になる作業には、次の2つが挙げられます。
NGタスク①：移動、通勤
2020年の新型コロナウイルスの大流行をきっかけに、今や自宅メインで作業するフリーランスや個人起業家がほとんどだと思います。
ほぼ100%自宅で仕事をしてみた結果、移動や通勤にあてる時間がいかに無駄だったのかを実感している人も多いでしょう。
特に東京都内で仕事をしている場合は、片道30分〜1時間かけて打ち合わせ場所まで移動する…なんてことも多くなると思います。
クライアントのオフィスまでわざわざ足を運んで打ち合わせに参加すると、なんだか仕事をやりきったような感覚を覚えるかもしれません。
しかし実際には、1日の時間の大半が移動時間に奪われ、本当に大事な仕事に取り組めなくなってしまうのです。
NGタスク②：メールチェック
サラリーマン時代は、朝会社に出社してパソコンを開き、まずメールチェックを行っていた…という人も多いでしょう。
メールチェックは心理的に楽なタスクなので、朝1番の仕事にはぴったりなように思えます。
ですが、やはりメールチェックも売り上げに貢献しているとは言えません。
お客さんからのメールをチェックすることはもちろん大切なのですが、貴重な朝の時間にやるべくタスクではありませんし、1日のうちに5回も10回もメールチェックをする必要はありません。
「昼に1回、夜に1回メールチェックをする」というルールを決めて、もっと重要な仕事に取り組む時間を作るべきなのです。
タスクを細分化して、ハードルを下げよう
タスク管理に関連したテクニックとしては、「タスクを細分化する」ことによって一つひとつのタスクに取り組むハードルを下げ、仕事を早く終わらせるという方法があります。
たとえば「資料を作成する」のような1時間で終わるタスクを1つピックアップして、その仕事を6つのセクションに分割してみる。
すると「まずスライドの冒頭3枚を作る」のように、一つひとつのセクションは10分で終わる簡単なタスクになります。
1時間かかるタスクよりも10分で終わるタスクの方が心理的なハードルが低くなるため、先延ばしせずに今すぐに取り組めるようになるのです。
ステップ1：本質的な仕事を見極める
タスクを細分化して心理的なハードルを下げる際には、まず自分にとって本質的な仕事を見極めることが大切です。
ビジネスの世界では「80対20の法則」という言葉もありますが、私たちの1日の仕事のうち2割の仕事が、売り上げ全体の8割を稼いでいる…みたいな状況は珍しくありません。
だったら、その2割の仕事を見極めて最優先で終わらせるようにすれば、売り上げの8割を真っ先に確保できるようになるのです。
ステップ2：5分でできるタスクを決める
もしかすると10分で終わるタスクでも心理的なハードルを感じてしまう人がいるかもしれません。
「めんどくさいから、もうちょっと後でやろう」と感じてしまったら、それはあなたにとってタスクが大きすぎる証拠。
「これくらいなら簡単だ。今すぐにやってしまおう！」と思えるくらいまで、タスクを細かく区切ってあげるのがポイントです。
「まずはパワーポイントを立ち上げる」というめちゃくちゃ簡単なタスクでもOK。
今すぐに取り組んでタスクを消化できるかが重要なのです。
時間が足りないなら、仕事を断らないとダメ
「毎日のタスクが多すぎて、忙しくて時間が足りない！」そんなふうに思えることもあるかもしれません。
しかしフリーランスや個人起業家にとっては、時間は何よりの資産。
プライベートの時間や睡眠時間が削られてしまうほどに忙しいなら、そもそものタスクの量を見直すべきです。
具体的には、自分にとって重要度が低い仕事や報酬が安い仕事、やりがいが感じられない仕事をカットしていきましょう。
あなたにもお客さんを選ぶ権利がある
もっとストレートな表現を使うなら、「お客さんを選びましょう」ということでもあります。
「せっかく問い合わせてくれたお客さんを断るなんて、もったいない！」と感じるかもしれませんが、あなたにとっては赤の他人のお客さんよりも、自分自身や家族との時間のほうが大切なはず。
お客さんが商品を選ぶ権利を持っているように、あなたにもお客さんを選ぶ権利があります。
新規の購入をストップしてリピーターのお客さんだけに専念するなど、タスクを減らす工夫をしてみるといいでしょう。
スタッフに外注するという手も
どうしてもお客さんを選んだり断ったりすることに抵抗があるなら、タスクの一部を外注するという手もあります。
クラウドソーシングを使ったり、アルバイトを雇ったりすることで、自分の仕事を代わりにやってもらうのです。
たとえば自分の仕事の8割を外注さんに任せてしまうことができれば、あなた自身はもっとも重要な2割の仕事に専念して、プライベートな時間も確保できるようになりますよ。
おわりに
今回は「仕事したつもり」になるのを防ぐための、タスク管理の考え方について紹介してきました。
もしあなたが寝る間もないくらい忙しく働いているなら、タスクをなくすor減らすことも考えてみてくださいね。
